Aanstellen vertrouwenspersoon: nieuwe verplichtingen vanaf 1 december 2023

Een aantal dagen terug werd de wet van 5 november 2023 houdende diverse arbeidsbepalingen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze wet bevat een aantal wijzigingen betreffende de aanduiding van een vertrouwenspersoon en zal in werking treden op 1 december 2023.

De vertrouwenspersoon heeft een belangrijke eerstelijnsfunctie in het kader van de informele interne procedure, die zonder formalisme en op vertrouwelijke wijze oplossingen kan faciliteren inzake psychosociale risico’s op het werk (waaronder stress, geweld, pesten en ongewenst seksueel gedrag).

De hier besproken wetswijziging maakt deel uit van de maatregelen ter uitvoering van het Federaal Actieplan Mentaal Welzijn op het Werk en heeft als doel de aanwezigheid van vertrouwenspersonen in de ondernemingen te vergroten.

1. Meer ondernemingen zijn verplicht tot aanstelling van een vertrouwenspersoon

Op dit ogenblik is de aanduiding van een vertrouwenspersoon facultatief uitgezonderd als alle personeelsafgevaardigden in het comité voor preventie en bescherming op het werk (of bij ontstentenis daarvan de vakbondsafvaardiging of de werknemers) hierom verzoeken. In dat geval is de aanstelling wel verplicht.

Echter, vanaf 1 december 2023 komt daarin verandering. Vanaf die datum wordt de aanduiding van één of meerdere vertrouwenspersonen verplicht voor de werkgever die 50 of meer werknemers tewerkstelt.

Voor werkgevers die minder dan 50 werknemers tewerkstellen, zal de aanstelling van een vertrouwenspersoon alleen verplicht zijn in het geval dat alle leden van de vakbondsafvaardiging, of bij ontstentenis van een vakbondsafvaardiging, alle werknemers, dit verzoeken.

Werkgevers met 50 of meer werknemers, die op 1 december 2023 nog geen vertrouwenspersoon hebben, moeten dus actie ondernemen.

2. In bepaalde gevallen moet de vertrouwenspersoon een werknemer van de onderneming zijn

Minstens één van de vertrouwenspersonen moet tot het personeel van de werkgever behoren indien:

• de werkgever 50 of meer werknemers tewerkstelt (nieuwe regel),
• de werkgever 20 of meer werknemers tewerkstelt en hij uitsluitend een beroep doet op een preventieadviseur psychosociale aspecten van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.

3. Vereiste opleiding van de vertrouwenspersoon

Die regel moet waarborgen dat de werknemers toegang hebben tot een vertrouwenspersoon die op de hoogte is van het reilen en zeilen in de onderneming.

De persoon die, om te voldoen aan de nieuwe verplichtingen, aangesteld wordt als vertrouwenspersoon, moet op het moment van zijn aanstelling nog niet de vereiste opleiding gevolgd hebben.

Het volstaat dat de werkgever de nodige maatregelen treft opdat de vertrouwenspersoon binnen de twee jaar die volgen op zijn aanstelling, over de vaardigheden en kennis beschikt die nodig zijn voor de uitoefening van zijn opdrachten.

Tenslotte, is de procedure voor het aanstellen en verwijderen van de vertrouwenspersoon uit de functie ongewijzigd gebleven, net als de wettelijke onverenigbaarheden voor het uitoefenen van deze functie.

Voor verdere informatie of advies kan je steeds terecht bij Damien Stas de Richelle, Damien.Stasderichelle@laurius.be, Partner en/of Olivia Vansteelant, Olivia.Vansteelant@laurius.be, Senior Associate