Nieuwe wet inzake private opsporing: een kerstcadeau voor werkgevers?

Net voor het jaareinde, werd op 6 december 2024 de nieuwe Wet Private Opsporing (WPO) gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze wet trad in werking op maandag 16 december 2024.

Deze wet kent reeds een lang traject van om en bij 15 jaar en vervangt uiteindelijk de oude detectivewet van 19 juli 1991 die geschreven is voor personen die private opsporing als hoofdbezigheid hebben en veel minder regels bevat. 

De nieuwe wet zou beter worden afgestemd op de hedendaagse technologische, maatschappelijke en juridische behoeften (zoals onder meer de GDPR regelgeving). De nieuwe wet treedt op 16 december 2024 in werking.

Deze nieuwe wetgeving is van groot belang voor werkgevers.

Er worden immers een aantal verplichtingen in opgenomen voor werkgevers die een beroep willen doen op private onderzoeksdiensten of die zelf een onderzoek willen instellen naar één van hun werknemers. Denk maar aan onderzoeken naar financiële fraude door een accountant, het verhandelen van aandelen met voorkennis door een manager of naar oneerlijke concurrentie door een ex-werknemer.

1. Nieuwe wet is van groot belang voor werkgevers

Werkgevers kunnen namelijk de opdrachtgever zijn voor wie een opdracht van private opsporing wordt verricht. Wanneer werkgevers een privaat onderzoek willen doen naar één van hun werknemers moeten zij onder andere:

• een intern onderzoeksreglement opstellen en implementeren in de onderneming – volgens de memorie van toelichting kan dit via het arbeidsreglement, een collectieve arbeidsovereenkomst of via een besluit van de ondernemingsraad;
• ervoor zorgen dat hun procedures en beleid aangepast zijn aan de nieuwe reglementering;
• extra aandacht besteden aan de bescherming van de privacy van hun werknemers en derden die eventueel betrokken zijn bij een intern onderzoek;
• samenwerken met een vergunde onderneming voor private opsporing of een vergunde eigen interne dienst. Wanneer een werkgever een lid van zijn eigen personeelsdienst inschakelt, moeten deze evenwel niet beschikken over een vergunning of over een identificatiekaart in het kader van een incidentenonderzoek.  

Een belangrijke vereiste voor alle ondernemingen in België is het beschikken over een intern onderzoeksreglement conform art.65 van de WPO teneinde onderzoeken naar werknemers mogelijk te maken. Met het oog op eenvormigheid en om ondernemingen te ontlasten bij hun interne implementatie voorziet het IFA (Institute of Fraud Auditors) als leidraad voor ondernemingen standaarddocumenten op haar website

Werkgevers hebben twee jaar de tijd om dergelijk onderzoeksreglement in te voeren in hun onderneming. Deze verplichting zal dus voldaan moeten zijn op 16 december 2026.

• Ook de HR dienst kan private opsporingsactiviteiten uitvoeren

Het gaat om opdrachtgevers (bv. een werkgever), ondernemingen die activiteiten van private opsporing aanbieden, interne dienst voor private opsporing (bv. fraudecel van een verzekeringsonderneming), private onderzoekers,…

Opvallend daarbij is dat de leden van de personeelsdienst van de onderneming ook in deze lijst een plaats krijgen. De leden van een personeelsdienst kunnen immers in opdracht van de eigen werkgever activiteiten van private opsporing uitvoeren binnen het kader van een incidentenonderzoek naar werknemers van de eigen werkgever. Deze HR medewerkers moeten niet beschikken over een identificatiekaart van vergunde onderzoeker en moeten geen deel uitmaken van een vergunde dienst of onderneming inzake privaat onderzoek (i.t.t. bv. private onderzoekers).

De wet definieert niet wat met een zogenaamd ‘incidentenonderzoek’ wordt bedoeld.

In de memorie van toelichting haalt men als voorbeeld het onderzoek navaststelling of vermoeden van inbreuken door een werknemer aan. Dit kan onder meer de analyse van camerabeelden omvatten, het opvragen en onderzoeken van data inzake toegangscontrole, het bevragen van collega’s,…

Voor het overige is de wet wel op hen van toepassing. Zij moeten ook alle voorwaarden met betrekking tot de uitvoering van een privaat onderzoek volgen.

Deze voorwaarden bij de uitvoering van een privaat onderzoek omvatten (i) de naleving van de GDPR (bij een privaat onderzoek worden er persoonsgegevens verwerkt) en (ii) methodes, procedures en middelen die men al dan niet kan gebruiken bij een privaat onderzoek (bijvoorbeeld interviews, observatiemiddelen, …).  

Of bovenstaande verplichtingen en gevolgen die voortvloeien uit de wet, zo welgekomen zijn voor werkgevers staat ter discussie. Vanuit de hoek van de bedrijfswereld klinkt er onvermijdelijk kritiek. Ook de Nationale Arbeidsraad had in haar advies van 19 december 2023 reeds een aantal bedenkingen.

Zo wordt vermeld op de website van het VBO:

“Hoewel de doelstellingen van de Wet van 1991 in essentie ongewijzigd bleven, betreurt het VBO dat bij de modernisering het unaniem advies van de Nationale Arbeidsraad (NAR) niet volledig werd gevolgd. Om misverstanden te voorkomen, moeten volgens het advies van de NAR “toezichtshandelingen in het kader van het werkgeversgezag” expliciet worden uitgesloten van het toepassingsgebied van de wet. Nu bestaat immers het risico dat bepaalde toezichtshandelingen in het kader van werkgeversgezag worden gekwalificeerd als daden van private opsporing. Dat kan leiden tot bijkomende administratieve lasten voor ondernemingen, met name bij de interne implementatie van procedures, zoals onderzoeken uitgevoerd door interne HR- of auditdiensten.”

• Passend sluitstuk op de Klokkenluiderswetgeving?

In uitvoering van de WPO worden activiteiten uitgeoefend voor rekening van opdrachtgevers.

Speurwerk in het kader van de klokkenluiderswetgeving heeft niet als doel een eigen belang in het kader van een conflict of mogelijk conflict te vrijwaren maar is een verplichte opdracht, opgelegd bij wettelijke basis.

De persoon in kwestie onderzoekt de klachten en meldingen en stelt een individueel dossier samen waarin hij ondermeer de verklaringen van het slachtoffer, de getuigen en de dader noteert. Deze persoon wordt weliswaar aangewezen door de werkgever of ontvanger van de melding, maar dient niet beschouwd te worden als opdrachtgever in de zin van de WPO.

Het onderzoek gebeurt immers niet in opdracht van een werkgever maar in opdracht van de wetgever; Het is een onafhankelijk onderzoek, hetgeen niet te verzoenen is met de idee van een opdrachtgever in de zin van de wet. De meldingsbeheerder is in die zin overigens ook geen privaat onderzoeker. De meldingsbeheerder kan echter wel beroep doen op een privaat onderzoeker ter opvolging van het onderzoek (bv. IT auditor).

• Gerechtelijke gevolgen: boetes maar ook nietigheid

Ten slotte, kent het privaat onderzoek verregaande gerechtelijke gevolgen.

De rechter gaat immers na of de bevindingen uit het onderzoek tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de bepalingen van deze nieuwe wet. Hij oordeelt soeverein over de bewijswaarde die hij aan de bevindingen toekent.

Een aantal verplichtingen uit deze wet zijn echter voorgeschreven op straffe van nietigheid. 

Dit betekent dat het bewijs dat verkregen is in strijd met deze verplichtingen onrechtmatig is en de rechter deze niet in beschouwing zal nemen. Het gaat onder andere om de bepalingen over de:

• vergunningen;
• verboden onderzoeksdomeinen;
• verboden onderzoekshandelingen;
• …

Daarnaast zijn er tal van andere regels die, wanneer ze geschonden worden, niet tot de nietigheid leiden maar wel tot boetes voor de werkgever. Zo moet een verdachte werknemer die ondervraagd wordt zijn rechten voorgelezen krijgen, die inhouden dat hij bijstand kan vragen en niet verplicht is te antwoorden. Pure daden van werkgeversgezag, zoals de controle van de arbeidstijden, vallen niet onder de wet, verklaarde Verlinden in de Kamer.

Al met al roept de invoering van deze wet bij werkgevers veel bezorgdheid op, vooral vanwege de potentiële administratieve lasten en de onduidelijkheid rondom de toepassing van toezichtshandelingen. Het blijft dan ook de vraag of de wet daadwerkelijk het beoogde effect zal hebben zonder onbedoelde complicaties voor de bedrijfsvoering. De komende tijd zal moeten uitwijzen hoe de wet in de praktijk wordt toegepast.