Persoonlijke e-mails in professionele mailbox: wanneer wordt kennisname een dringende reden?

Kennisname van een persoonlijke e-mail uit de professionele mailbox van een collega is geen dringende reden, het opzettelijk en bewust doorsturen ervan naar derden, wel

Arbh. Brussel 16 oktober 2024, 2022/AB/137

Het Arbeidshof Brussel heeft zich recent uitgesproken over een ontslag om dringende reden met betrekking tot de doorzending van een e-mail van persoonlijke aard van een collega aan derden, door een andere werknemer.

Concreet gaat het om volgende feiten: een werknemer raadpleegde de mailbox van een collega om een probleem met een klant op te lossen. De werknemer botste zo op een e-mail waaruit bleek dat zijn collega voor een andere functie solliciteerde. Hij stuurde deze e-mail aan een hiërarchische overste en een personeelslid van een andere entiteit van de groep (HR manager) met de commentaar “lovely…”.

De werknemer wordt uiteindelijk ontslagen om dringende reden, hetgeen hij later betwist. Hij vordert een opzeggingsvergoeding en een vergoeding wegens kennelijk onredelijk ontslag.

Het Arbeidshof stelt dat de kennisname van de e-mail in de mailbox van zijn collega heeft plaatsgevonden in een professionele context volgens de gebruiken in de onderneming en met medeweten van zijn collega’s, en dit toevallig en onopzettelijk was.

Het hof stelt vervolgens dat de kennisname van de e-mail van persoonlijke aard van een collega aldus geen fout uitmaakt, maar anderzijds dit wel het geval is voor de bewuste en intentionele overdracht van die persoonlijke e-mail, om volgende redenen:

1. De ontslagen werknemer kon niet ernstig voorhouden dat hij het persoonlijk karakter van de e-mail niet kon inschatten, gezien de toevoeging van zijn ironische commentaar bij het doorsturen van de e-mail aan derden;
2. Gezien de e-mail niet aan de ontslagen werknemer werd geadresseerd, noch voor hem bedoeld was en deze e-mail geen professioneel karakter had, heeft de ontslagen werknemer moedwillig deze mail bekendgemaakt aan derden aan de communicatie.

Het Hof stelt verder dat als het waar is dat een werknemer die toevallig kennisneemt van de inhoud van een persoonlijke e-mail van een collega niet de intentie heeft om de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens te schenden, is het een heel ander verhaal wanneer deze werknemer deze persoonlijke e-mail doorstuurt naar twee andere personen, in dit geval een hiërarchisch meerdere en een personeelslid van een andere entiteit van de groep.

Verder, stelt het Hof dat dergelijke deloyale handeling leidt tot de schending van zijn verplichting tot eerbiediging van de persoonsgegevens van zijn collega, de vertrouwelijkheid en het vertrouwen dat moet heersen in de arbeidsrelaties tussen collega’s.

De werknemer heeft bovendien een inbreuk gepleegd op artikel 124, 4° van de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie.

Het Hof wees uiteindelijk de vorderingen van de werknemer af gezien de dringende redenen gegrond is naar inhoud.

Het is opmerkelijk dat het Hof uiteindelijk de principes van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de principes van de Gegevensbeschermingsautoriteit niet aanhaalt gelet op het totaal gebrek aan toestemming van de collega met betrekking tot de persoonlijke e-mail. De persoonlijke e-mail en de inhoud vormt nochtans een persoonsgegeven in de zin van artikel 4.1) van de AVG, aangezien het betrekking heeft op informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Ook het raadplegen en de doorzending van de e-mail wordt gedefinieerd als ‘verwerking’.

Er zou immers geconcludeerd kunnen worden dat de betrokken werknemer een inbreuk heeft gepleegd op de bepalingen van de AVG, zoals het doelbindingsbeginsel (artikel 5.1 b) AVG), zijnde het feit dat de gegevens niet verder mogen worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden (oplossen van een probleem van de klant) in combinatie met de niet-naleving van dataminimalisatie (5.1 c) AVG), zijnde het alleen verwerken van gegevens die toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is ten aanzien van het doeleinde.

De betrokken werknemer had bij het doorzoeken van de mailbox van zijn collega, wanneer hij stootte op de desbetreffende e-mail, vooreerst moeten beslissen deze e-mail niet te openen. Men kan toevallig en onopzettelijk botsen op een persoonlijke e-mail maar men kan deze niet toevallig openen en de inhoud ervan lezen. Daarvoor zijn bewuste handelingen nodig.

De werknemer wist namelijk dat het ging om een e-mail van persoonlijke aard (en kan dit overigens ook niet ernstig betwisten gelet op de ironische opmerking) alsook dat de e-mail niet ter zake dienend en toereikend was om het probleem van de klant te verhelpen.

Het hof zou van mening kunnen zijn dat enkel het ‘toevallig’/’niet-intentioneel’ raadplegen van de persoonlijke e-mail niet ernstig en zwaarwichtig genoeg is om een ontslag om dringende reden te rechtvaardigen op grond van een inbreuk op de AVG. Het hof oordeelt dat de opzettelijke doorzending van de privé e-mail naar derden met toevoeging van een ironische opmerking echter wel een brug te ver is.

---

Voor verdere informatie of advies kan je steeds terecht bij Damien Stas de Richelle, Damien.Stasderichelle@laurius.be, Senior Partner en Olivia Vansteelant, Olivia.Vansteelant@laurius.be, Senior Associate