Office Assistant / Onthaalmedewerker

Als Office Assistant / Onthaalmedewerker ben je het visitekaartje van ons kantoor in Antwerpen. Je zorgt voor een warm, professioneel en verzorgd onthaal van cliënten, bezoekers en zakenrelaties en draagt actief bij aan de kwalitatieve uitstraling van ons kantoor.

Tegelijk vervul je een belangrijke ondersteunende rol voor onze advocaten en collega’s. Dankzij jouw organisatorisch talent, nauwkeurigheid en proactieve aanpak kunnen zij zich maximaal focussen op het begeleiden van cliënten en het behandelen van hun dossiers.

Je maakt deel uit van het administratief team van onze vestigingen in Antwerpen en Brussel en vormt een belangrijke schakel in het dagelijkse functioneren van het kantoor.

Jouw takenpakket

Je functie is gevarieerd en combineert een representatieve frontoffice-rol met kwalitatieve administratieve ondersteuning. Je bent het eerste aanspreekpunt van het kantoor, waakt mee over een professionele en gastvrije omgeving en ondersteunt onze advocaten en collega’s bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Daarbij neem je onder meer volgende verantwoordelijkheden op:

• Professioneel onthaal van cliënten, bezoekers en leveranciers
• Behandelen van inkomende telefoons, e-mails en post
• Administratieve ondersteuning van advocaten, waaronder:
  • opvolgen van dossiers
  • voorbereiden van e-mails en briefwisseling naar cliënten, advocaten en rechtbanken
  • verwerken en opvolgen van administratieve documenten
• Beheer van agenda’s en planning van vergaderzalen
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen en kantooractiviteiten
• Voorraadbeheer en algemene office management taken
• Samen met het administratief team zorgen voor een professionele, georganiseerde en gastvrije kantooromgeving
• Proactief ondersteuning bieden waar nodig en mee nadenken over een efficiënte kantoorwerking

Jouw profiel

Je bent iemand die graag verantwoordelijkheid opneemt en voldoening haalt uit het ontzorgen van collega’s en cliënten. Je werkt georganiseerd, houdt van structuur en zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlot verloopt. Dankzij jouw positieve ingesteldheid, nauwkeurigheid en servicegerichte aanpak ben je een betrouwbare schakel binnen het team en een professioneel aanspreekpunt voor cliënten en bezoekers.

• Je brengt structuur, behoudt het overzicht en staat stevig in je schoenen.
• Je hebt een “YES, we can”-mentaliteit en werkt proactief, pragmatisch en nauwkeurig.
• Je beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands. Daarnaast kan je je professioneel uitdrukken in het Frans en heb je een goede kennis van het Engels.
• Je kan goed omgaan met deadlines, stelt vlot prioriteiten en behoudt het overzicht.
• Je werkt vlot met Office 365 (Outlook, Word, Excel en PowerPoint) en staat open voor nieuwe IT-toepassingen.
• Discretie, professionaliteit en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend.
• Je communiceert helder, blijft rustig op drukke momenten en durft initiatief te nemen.
• Je combineert een gastvrije ingesteldheid met een sterk gevoel voor organisatie en dienstverlening.
• Je hebt oog voor detail en haalt voldoening uit het ontzorgen van collega’s, cliënten en bezoekers.

Wat bieden wij jou?

Wij bieden je een boeiende en veelzijdige functie binnen een ambitieus advocatenkantoor waar kwaliteit, samenwerking en ondernemerschap centraal staan. Als Office Assistant neem je een zichtbare en gewaardeerde rol op binnen het kantoor.

Je komt terecht in een hecht en collegiaal team van 37 advocaten en 7 office medewerkers, waar samenwerking, betrokkenheid en wederzijds respect centraal staan. We geloven in een werkomgeving waarin initiatief wordt gewaardeerd, verantwoordelijkheden worden toevertrouwd en iedereen de ruimte krijgt om zich verder te ontwikkelen.

• Daarnaast mag je rekenen op:
• Een voltijds contract van onbepaalde duur (39 uur per week)
• Een aantrekkelijk verloningspakket afgestemd op jouw ervaring en vaardigheden
• Maaltijdcheques
• Hospitalisatie- en groepsverzekering
• Tussenkomst in het openbaar vervoer
• 6 ADV-dagen
• Dagelijks gratis lunch op kantoor
• Regelmatige teamactiviteiten, sportieve initiatieven en informele momenten met collega’s

Vanaf je opstart word je begeleid door ervaren office medewerkers die hun kennis graag delen en je ondersteunen bij het verder uitbouwen van je rol binnen het kantoor.

Interesse?

Ben jij een organisatietalent met een hart voor dienstverlening en voel je je thuis in een professionele omgeving waar kwaliteit en samenwerking centraal staan? Dan horen we graag van je.

Stuur je cv en motivatiebrief naar careers@laurius.be.